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Como gerir seu tempo no trabalho remoto


No terceiro artigo da série Trabalho: Futuro Presente, conteúdo extraído do nosso e-book "Trabalho Remoto com Performance", trazemos algumas dicas pessoais de gestão de tempo para que colaboradores possam trabalhar remotamente com mais foco, conforto e assertividade.


Baixe aqui o e-book completo.


Setup de ambiente de trabalho em casa


Quando se trabalha em casa, vive-se numa linha tênue entre o expediente e a vida pessoal. Para não misturar as coisas, é importante criar rituais, rotinas e artefatos que te façam sentir que seu dia de trabalho começou – e terminou.


Separe um lugar específico para trabalhar. Idealmente, ele deve estar fora do seu quarto de dormir e de preferência de baixa circulação, onde você tenha privacidade para não se distrair. Conforto e concentração são as regras básicas.


É importante se preparar. Organize seu espaço e deixe por perto qualquer material que você possa precisar, dos gadgets eletrônicos à postits, papel e caneta. Qualquer desculpa para andar pela casa e catar o que você precisa durante o dia pode virar um hábito que corta o fluxo do seu trabalho.


Escolha um espaço luminoso. Se não for barulhento, próximo a janela pode ser uma boa. A luminosidade, além de saudável, auxilia a manter a produtividade e a noção de horário (é importante aprender a separar o expediente quando se trabalha em casa!)


Além do espaço, não podemos deixar de falar do básico. Internet e computador são essenciais hoje em dia. Verifique sempre as condições dos equipamentos, incluindo o modem e a receptividade do seu computador, além dos créditos para dados em seu celular, a fim de evitar surpresas na hora das videoconferências. Baixar a versão aplicativo do software escolhido também pode ajudar, caso seu wi-fi te deixe na mão.


Se for possível, um celular dedicado ao trabalho poderá te ajudar ainda mais durante o homeoffice: Se optar por deixar notificações ligadas, garanta que elas são apenas de trabalho. Manter mensagens de whatsapp e alertas do instagram dos seus amigos vão dificultar um pouco as coisas quando você estiver tentando se concentrar.


Técnicas de produtividade e gestão do próprio tempo


Ao trabalhar em casa, é muito fácil se perder e misturar tarefas pessoais com profissionais e, por isso, uma rotina mais regrada será sua melhor aliada. Procure acordar sempre na mesma hora e ter gatilhos para o começo do trabalho, como tomar café da manhã ou fazer algum exercício físico. Durante o dia, lembre-se de se alimentar, separar tempo para o almoço e para pausas. Há pessoas que optam por se vestir como se estivessem indo para o escritório e obtém bons resultados. O importante é “virar a chave” para entrar e sair das atividades do escritório com disciplina.


Um primeiro passo para a priorização começa com o desdobramento das tarefas em micro-tarefas com uma hora de duração. Assim é possível entender o que de fato você vai conseguir entregar dentro das 8 horas do seu dia. Além disso, um kanban impresso na parede com todas as suas tarefas em post-its pode te ajudar muito na organização e na priorização do que há de ser feito.


Uma segunda dica é alocar as tarefas em uma matriz Importante/não importante - Urgente/não urgente. As tarefas importantes e urgentes são as que devem ser executadas primeiro. Vale pensar também em dedicar um horário fixo com 1h30 de duração (20% de um expediente de 8h) para tais tarefas, preferencialmente no início do dia.


Priorizar não adianta nada se você insistir no mito do multitasking. Lembre-se que ler e-mails e checar seu telefone também são tarefas. Uma boa maneira de dar conta da comunicação e não permitir interrupções constantes que tirem seu foco é reservar horários específicos na sua agenda, em torno de 30 minutos, para responder as mensagens urgentes. Enquanto isso, deixe todas as notificações desligadas. E-mails devem ser lidos no início e no fim do dia e as reuniões devem ser marcadas com antecedência.


Uma reunião produtiva começa pontualmente, reúne um grupo de pessoas cuidadosamente selecionado para um propósito específico, fornece um fórum para discussão aberta e produz um resultado tangível: uma decisão, um plano, uma lista de ótimas idéias a serem seguidas e um entendimento compartilhado do trabalho no futuro. Ao final da reunião, o resultado é compartilhado com outras pessoas cujo trabalho pode ser afetado.

Portanto, para garantir que suas reuniões sejam eficazes, busque seguir as seguintes sugestões:


  • Desmarcar reuniões que julgue improdutivas

  • Diminua o tempo de reuniões recorrentes

  • Pense bem se a pauta pede uma reunião ou um e-mail

  • Não comece reuniões sem haver pauta

  • Mande um pré-read por email para reuniões que precisam de catch up para não perder tempo com alinhamento

Imprevistos sempre acontecem. Por isso, devemos sempre contar com eles e nos prevenir. Procure quantificar quantas horas em média você tende a gastar com imprevistos que surgem ao longo da semana. Com essa consciência você será capaz de separar, a cada semana, um tempo livre disponível para ser ocupado com eventos não planejados.

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No próximo artigo, falaremos sobre ferramentas que podem ser usadas para facilitar o trabalho remoto e flexível. Traremos uma lista de plataformas grátis e pagas explicando suas funções, seus pontos positivos e negativos.


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